Jansson Kommunikation
Telefoni til advokater
Telefoni til advokater – brancheløsning
Professionel klientmodtagelse, diskret håndtering og dokumentation på skrift
I en advokatforretning er telefonen ofte første kontaktpunkt – og samtalen kan indeholde aftaler, deadlines og vigtige detaljer.
Med Jansson Kommunikations brancheløsning får I:
- Cloud-baseret telefonsystem med hovednummer
- Intelligent omstilling
- Ringegrupper
- Statusstyring
- Valgfri optagelse
- Mulighed for transskribering og AI-resumé, så opfølgning og sagsnotater bliver markant lettere
Et uddrag af kunder, vi har hjulpet
Derfor skal telefonien være gearet til advokatbranchen
Når man arbejder med fortrolighed, deadlines og mange parallelle sager, skal telefonien sikre:
- at klienter altid møder en professionel modtagelse
- at opkald lander rigtigt (og ikke hos “forkert” person)
- at aftaler og next steps ikke går tabt i travlhed
Løsningen understøtter både mobil, softphone og (hvor relevant) bordtelefoner, så hver rolle kan arbejde optimalt.
En komplet telefonløsning – bygget til advokatbranchen
1) Professionel hovednummer-oplevelse (uden at forstyrre sagsarbejdet)
- Hovednummer med velkomsthilsen og åbning/lukketider
- IVR/tastevalg, så klienten hurtigt rammer rette team (fx “retssager”, “erhverv”, “privat”, “inkasso”)
- Ventemusik og kø-funktioner – inkl. positions-annoncering og “ring mig op” (callback)
2) Mindre “telefonstøj” – bedre flow i arbejdet
- Statusvisning (møde, optaget, DND m.m.) og kalenderbaseret status
- Kaldsdirigering styret af status, så opkald automatisk går til kollega/sekretariat, voicemail eller kø, afhængigt af tilgængelighed
3) Dokumentation og opfølgning – uden manuelle noter
Med transskribering og AI-resumé kan opkald automatisk blive til:
- tekstdokumentation/sagsnotat
- opsummering og beslutningsreferat
- handlingsplan/next steps
- udkast til opfølgningsmail
Output kan leveres via email, FTP/server, SharePoint eller API-integration direkte ind i jeres systemer.
Funktioner, der gør en forskel i en travl advokatforretning
Omstilling og callflows
- Hovednummer og velkomsthilsen
- Åbne/lukketider med besked
- IVR/tastevalg
- Gruppe-telefonsvarer og ringegrupper med forskellige ringestrategier
- Ind-/udmelding af ringegrupper (fx vagt/sekretariat)
Samarbejde og tilgængelighed
- Presence-/linestate status og statusstyring på tværs af enheder
- Mobilopkald via Wi-Fi/data for fleksibel tilgængelighed
Teams som klient (hvis I vil samle alt i Teams)
Hvis I ønsker at bruge Microsoft Teams som primær kommunikationsflade, kan telefonien integreres i Teams, så brugerne kan ringe og håndtere opkald i Teams.
Optagelse (tilvalg) – når I har behov for det
Opkaldsoptagelse kan bruges til dokumentation, kvalitetssikring og træning, og kan konfigureres med samtykke afhængigt af jeres politik.
Integration til sags-/journalsystemer og CRM
Mange advokatforretninger vil have telefonidata tættere på sagsarbejdet. Løsningen kan integreres via API/connectorer, så I kan:
- Knytte opkald, resumé eller nøglefelter til klient/sag
- Automatisere opfølgningsopgaver
- Sikre ensartet registrering på tværs af medarbejdere
Implementering med Jansson Kommunikation
Vi gennemfører et kontrolleret forløb, typisk:
- Behovsafklaring (teams, roller, callflows, åbningstider, sekretariat/reception)
- Opsætning og test
- Portering af numre (hvis relevant)
- Onboarding af brugere og administratorer
- Governance: Hvem må se hvad (fx optagelser/transskription), og hvordan processer følges i hverdagen
Vil I se et “advokat-callflow” med statusstyring og sekretariat-routing?
Book en demo – så viser vi hovednummer-setup, omstilling, og et eksempel på AI-resumé til sagsnotat.
Ofte stillede spørgsmål til telefoni til advokater
Det er en cloud-baseret telefoniløsning med hovednummer, IVR/tastevalg, intelligent omstilling, ringegrupper/køer, statusstyring, åbningstider og rapportering – med mulighed for optagelse samt transskribering og AI-resumé til sagsnoter og opfølgning.
Ja. I kan beholde eksisterende numre via portering. Vi planlægger test og cutover, så skiftet bliver kontrolleret.
Ja. I kan opsætte IVR/tastevalg og callflows med forskellige spor pr. fagområde, team eller lokation – og med særskilt logik for åbningstid/lukketid.
Ja. Løsningen kan bruge status/tilgængelighed (fx optaget, møde, DND) til at dirigere opkald, så klienten møder korrekt håndtering, og advokater får mindre “telefonstøj” i sagsarbejdet.
Ja. Åbning/lukketider kan opsættes pr. hovednummer, afdeling, kø eller ringegruppe – inkl. ferieluk og særlige dage.
I kan definere “fallback”-logik, fx:
- eskalér til sekretariat/anden gruppe efter X sekunder
- send til voicemail (inkl. gruppe-voicemail)
- tilbyd callback
- afspil besked og afslut
Det designes efter jeres klientrejse og bemanding.
Ja. Brugere kan typisk ringe ud med:
- eget direkte nummer
- afdelingens nummer
- hovednummer
Det giver en mere professionel afsenderidentitet og gør det lettere for klienten at ringe tilbage til kontoret.
Ja. Hvis I ønsker at standardisere på Microsoft Teams, kan telefonien integreres i Teams, så brugere kan ringe og håndtere opkald i Teams.
Ja. Løsningen kan bruges på mobil, softphone/klient og (hvis relevant) bordtelefoner, så den passer til både kontor, hjemmearbejde og on-the-go.
Ja, opkaldsoptagelse kan tilvælges til dokumentation, kvalitet eller træning – afhængigt af jeres politik og behov.
Det fastlægges i jeres setup (fx standard besked ved opkaldsstart eller proces for udvalgte opkaldstyper). Vi hjælper med at designe en praksis, der matcher jeres compliance-krav og klientrejse.
Ja. Transskribering og AI-resumé kan bruges til at lave:
- sagsnotat/journalnote
- opsummering af beslutninger og aftaler
- handlingsplan/next steps
- udkast til opfølgningsmail
Output kan leveres via fx:
- SharePoint
- FTP/server
- API til integration med jeres systemer
I fastlægger governance: hvem må se/høre/læse optagelser og transskriptioner, hvordan der logges, og hvor længe data opbevares. Vi hjælper med en driftbar model, der matcher jeres behov for fortrolighed og compliance.
Ja. Via API/integration kan I typisk:
- linke opkald til klient/sag
- overføre resumé og nøglefelter til journal/sagsnotat
- automatisere opfølgningsopgaver
Vi tilpasser integrationsstrategien til jeres systemer og governance.
Ja. Rapportering kan give overblik over service og belastning pr. ringegruppe/team, så I kan styre bemanding og klientoplevelse.
Det afhænger af:
- antal brugere og afdelinger
- kompleksitet i IVR/callflows
- tilvalg (rapportering, optagelse, AI, integration)
Typisk forløb: afklaring → opsætning → test → cutover → onboarding.