Jansson Kommunikation

Jelling Musikfestival

Når man er noget ved musikken, er der ild i telefonen

Jelling Musikfestival er kendt som en af Danmarks bedste festivaler og inviterer hvert år mange tusind gæster til fest, farver og fællesskab. En lille stab af medarbejdere arbejder hele året på forberedelserne til de fire dage i slutningen af maj, hvor det for alvor går løs. Gert og Tine er nogle af dem, der får det hele til at spille – især alt omkring IT og kundeservice.

I Jelling, som både huser en stor musikfestival, et museum og de berømte Jellingsten, er der i midten af februar ret stille. Det er lavsæson, sneen ligger tykt på de frosne veje, og alt ånder ro og fred. I hvert fald lige indtil dørene åbner til Byens Hus, hvor summen af snak, hygge og kaffebrygning fylder den store bygning. I stuen er der café og bibliotek. Bevæger man sig op på 2. sal, finder man Jelling Musikfestivals kontorer.

Gert, Tine og 15 kollegaer forbereder, koordinerer og planlægger sommerens fest. Forberedelserne går på alt fra det åbenlyse som musikken til det mere usynlige og praktiske som affaldshåndtering til forplejning af de 7.000 frivillige – og nå ja, så hele kommunikationssystemet.

”For et års tid siden skiftede vi til One Connect, fordi det havde nogle klare fordele for os. Økonomisk kunne det matche vores tidligere system, og så er det meget nemmere for os at håndtere. Jeg sparer en masse tid med opsætning og ændringer. Og så kan vi dreje på knapperne fra time til time,” fortæller Gert, der har det overordnede ansvar for IT. Det er dog Tine, der bruger systemet mest. Hun står nemlig for kundeservice.

Tine har den officielle titel eventkoordinator, som med hendes egne ord og et smil på læben betyder, at hun laver alt muligt. Fx gæstekontakt, merchandise og kundeservice. Hvert år bruger hun og makkeren Katrine ufatteligt mange timer på at lave FAQ-lister, pamfletter og organisationsdiagrammer, så de mange frivillige i kundeservice kan klædes ordentligt på.

”Systemet kan skaleres voldsomt op mod festivalen. Vi kan have 1.000 personer i kø på linjen, hvis det var det, vi havde brug for,” siger Tine. ”Måneden op til festivalen er absolut travlest. Der laver vi ikke andet end at snakke i telefon,” fortsætter hun og fortæller, at der typisk er omkring seks frivillige, der besvarer de mange opkald.

Linjerne er varme – men nemme at styre

I den mest hektiske periode omkring selve festivalen – helt specifikt fra lørdagen før til mandagen efter (ca. 10 dage) er der knap 3.000 indgående opkald til hovednummeret. For Gert og Tine er der ikke nogen bestemte KPI’er, de skal have for at lykkes. Telefonen skal tages, og folk skal have svar på deres spørgsmål. Det er målet.

”Vi bruger viderestilling ret ofte, når nogen spørger om noget, vi ikke kan svare på. Her er det så vigtigt, at dem, der er på telefonen, ved, hvem de skal viderestille til. Hvem af 7.000 kan svare på spørgsmål om fx allergener eller mistede billetter,” siger Tine.

Selvom de fleste frivillige er gamle bekendtskaber, som ved rigtig, rigtig meget, er der også altid nye med. I ugerne op til festivalen går der derfor meget tid med oplæring og planlægning. Når det hele går løs, er der styr på alt og alle – det sørger Gert og Tine for. Med det ansvar hører også friheden til at kunne planlægge, som man har brug for.

”Før havde vi et telefonsystem, som vi ikke selv kunne komme ind i og lave om. I dag flytter du bare en streg fra dette nummer til dette nummer i et grafisk værktøj. Så er en viderestilling eller telefonlinje oprettet og klar, så vi kan bruge det med det samme – eller lige så snart vi får brug for det,” pointerer Gert.

Kompetent hjælp

Spørger man Gert og Tine hvem af dem, der er eksperter i One Connect og telefoni, svarer de enstemmigt: ”Ingen”. Lige så enige er de om, at de ikke behøver være eksperter – for de har jo Jens Ole, systemkonsulent ved Jansson Kommunikation.

”Jens Ole er jo branddygtig til det her. Han ved alt om det, og han arbejder i det så let som ingenting,” lyder det fra Tine.

”Vi kan altid ringe til ham. Og så ved vi bare, at ham, vi har direkte kontakt til, faktisk også er ham, der er eksperten. Det er ikke noget, jeg har prøvet før hos andre. Det betyder meget,” stemmer Gert i.

Efter mange, mange år i festivalbranchen ved de begge to, at planlægning, koordinering og det rette hold er altafgørende for, at musikken spiller, og at gæsterne er glade. Det gælder både de mange tusinde af frivillige, de fastansatte og samarbejdspartnerne. For når man som Jelling Musikfestival i den grad er noget ved musikken, er der ild i hovednummeret. Det gør ingenting. De er klar.

Om Jelling Festival

Jelling Musikfestival afholdes sidste weekend i maj.
Der bliver påsat omkring 40.000 festivalarmbånd.
Der er knap 3.000 i løbet af 10-12 dage.
OneConnect-løsningen giver mulighed for hurtig skalering og brugervenlig struktur af viderestilling og ringegrupper.
Der er flest kald ind til festivalens hovednummer.
I 2025 blev der tilkoblet 100 ekstra telefonlinjer før og under festivalen. De blev reduceret til de vanlige tre efterfølgende.